Les besoins informatiques sont nombreux et ils s'imposent dès qu'une initiative citoyenne commence à naître. Comment communiquer entre membres ? Comment communiquer avec le public ? Quel système utiliser pour écrire des documents ? Que faire si je suis sur Mac et les autres sur Windows?

Il y a de nombreuses solutions gratuites, il faut juste se rendre compte qu'elles ne sont gratuites qu'au début et qu'en général ça devient payant quand il est presque trop tard pour passer à un autre système, avec des coûts pouvant vite conséquents.

Pour faire facile, dans les exemples à venir, nous partirons de l'initiative Machin Chose comprenant cinq membres.

Tous les prix indiqués seront indiqués si prit à l'année. Si prit au mois, c'est légèrement plus cher.

L'avantage de Google est que gmail étant la boite mail la plus utilisée, la plupart des gens ont déjà directement accès aux services de base proposés…

Complet, Google Drive, proposant gratuitement un espace de stockage et une suite bureautique simple et efficace qui assure une compatibilité sur tous les systèmes et, si nécessaire, une adresse mail facile à gérer.

La personne à l'origine de l'initiative créera alors un dossier dédié qu'il partagera avec les autres membres pour centraliser toutes les informations.

Le problème est que les éléments créés ou déposés par un membre ne sont pas “réellement” dans le dossier créé. Si un membre dépose un fichier de 3go (sur 15 disponibles), vous ne verrez pas votre quota diminuer, même si vous voyez bien le fichier dans votre dossier. Cela vient du fait que, même si créé ou déposé dans un dossier partagé, le réel propriétaire d'un dossier ou fichier est celui qui l'a créé ou déposé, pas vous.

Si au bout d'un temps, un membre actif ayant déposé beaucoup de contenu devait partir, supprimer cette personne du partage ne verra pas le dossier disparaitre mais dés que cette personne supprimera le partage de son côté, vous n'aurez plus accès à ce qu'il avait créé. Enfin, étant propriétaire, le membre peut parfaitement partager un dossier qu'il a créé sans que le propriétaire du dossier maitre ne s'en rende compte, sauf s'il va voir dans les propriétés.

Enfin bref, c'est une bonne solution au début, mais à éviter si l'initiative prend de l'ampleur ou a à gérer des données sensibles…

Autre problème : une fois que l'on sait ça et qu'on y fait attention, on change la propriété des dossiers pour l'accorder au propriétaire du dossier d'origine. Et là on se rend compte que 15gigas c'est assez peu. Pour peu que l'on ait un bon smartphone avec lequel on fait des photos et vidéos de ce que l'on organise, on y est vite.

Pour ce qui est de la suite bureautique, elle est vraiment très bien pour commencer mais n'est compatible qu'avec elle-même. Il est possible d'exporter le document qui rendra plus ou moins bien dans un traitement de texte classique, mais il ne faut pas espérer ouvrir proprement un fichier réalisé avec Word ou LibreOffice. La majorité des options évoluées d'une suite bureautique classique sont absentes.

Cela vient du fait que Google n'a pas cherché à être compatible et permettre tout ce que permettent les traitements de textes classiques, des logiciels lourds à installer sur l'ordinateur, mais à utiliser au mieux les standards du web pour le rendu de texte.

Mais cela a l'avantage d'être un des meilleurs systèmes de travail collaboratif, rendant possible de se retrouver jusqu'à huit à travailler en même temps sur le même document.

Le tableur est un des meilleurs qui existe et est largement suffisant pour la majorité des besoins car il est beaucoup plus intuitif pour le grand public qu'un Excel. Par contre, il donne de très mauvaises habitudes à ceux ne maitrisant pas déjà les tableurs.

gmail est une des boites mails les plus utilisées, permettant de centraliser plusieurs adresses en une seule.

Mais elle a un problème technique : elle ne permet que d'importer les mails en les supprimant du serveur d'origine, raison pour laquelle il vaut vraiment mieux passer par un logiciel (Outlook, Thunderbird, Mail…)

Si vous avez déjà un nom de domaine avec des mails rattachés, ce sera problématique car il ne sera pas possible de récupérer les mails renvoyés vers gmail.

Imaginons que vous ayez une adresse “info@machinchose.be”, seule la personne gérant cette adresse pourra y accéder, recevra les mails et pourra répondre avec cette adresse.

Si cette personne venait à quitter Machin Chose, elle partirait avec l'ensemble des mails qu'elle a reçu, la seule possibilité de s'assurer qu'elles ne les reçoivent plus étant alors de changer le mot de passe de la boite mail.

Il est possible d'avoir une meilleure gestion en passant par Google Workplace.

Si vous avez déjà un nom de domaine et des mails reliés, il vous sera proposé de gérer les mails sans que ceux-ci ne soient copiés et une copie restera sur le serveur d'origine.

Sinon, Google vous proposera de prendre le nom de domaine pour 12€ par an (mais impossible de prendre un nom de domaine belge).

Le prix est calculé par utilisateur et par mois : 4,68€/utilisateur/mois pour un espace de 30Go par personne, soit, 56,16€/an par membre ou 280,8 € / an pour les cinq membres.

Il ne faut pas oublier qu'un compte Google Workplace étant directement rattachée à une adresse mail (existante ou demandée à Google), si vous utilisez une adresse info@machinchose.be cela sera considéré comme un membre supplémentaire à part entière, soit 56,16€/an en plus.

Messenger, WhatsApp, Signal… sont pratiques au début mais peuvent vite devenir intrusifs lorsqu'une initiative prend de l'ampleur et que de nombreux participants échangent entre eux.

Slack est un excellent outil de communication, facile d'utilisation, autant sur ordinateur que sur smartphone, similaire à Microsoft Teams.

Il est modulable et permet l'ajout d'extensions en fonction des besoins que l'on a.

Les limitations sont : il n'est pas possible d'aller plus loin dans l'historique que les 10000 derniers messages.

Cela peut sembler être beaucoup, mais on y est vite aussi. Une fois qu'il y a quelques membres interagissant entre eux, que plusieurs canaux de discussions sont créés, etc. ce sont parfois plusieurs dizaines, voire centaines, de messages envoyés entre les différents membres, pour alimenter les canaux de discussions.

Vu qu'il est gratuit, il est vite tentant d'inviter d'autres personnes afin de pouvoir discuter facilement avec d'autres personnes que les membres directs.

Mais une fois que l'on atteint la limite et qu'il n'est plus possible de revenir en arrière, on perd toutes les informations qui ont été déposées sur ce canal.

Le prix est de 6,25€ par mois par utilisateur actif.

Le prix est donc de 75€ par an par membre ou 375€ par an pour l'ensemble des membres.

Il faut rajouter à ça 75€ par an ou 7,5€ par mois pour tout utilisateur qui n'était pas membre.

• Photogrammétrie